Como usar o Google Drive? Entenda mais detalhes sobre a ferramenta e saiba como ela pode te ajudar na sua rotina - Programadores Brasil
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Como usar o Google Drive? Entenda mais detalhes sobre a ferramenta e saiba como ela pode te ajudar na sua rotina

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Por conta da pandemia do novo, e as regras de isolamento social, o Google Workspace (antigo G Suite) passou a ser um dos principais aliados de quem trabalha em Home Office. Mas, será que você sabe como usar o Google Drive e aproveitar todos os recursos dessa ferramenta?

Vale destacar que o Google Workspace, que atingiu a marca de 2 bilhões de usuários só no primeiro trimestre de 2020, reúne diversas ferramentas Google, como o Gmail, Classroom, Agenda, entre outras.

Mas, o serviço de armazenamento em nuvem, Google Drive, é não só um dos mais famosos, como um dos recursos mais utilizados pelos usuários. Por isso, te convidamos a entender mais a fundo todas as possibilidades dessa ferramenta.

O que é o Google Drive?

Conforme já mencionado, o Google Drive é um serviço de armazenamento em nuvem, que funciona como uma espécie de HD externo. A principal função desse serviço é permitir ao usuário armazenar, gerenciar e compartilhar, de forma prática e rápida, documentos, imagens e arquivos de áudio.

A ferramenta funciona bem tanto para quem quer usá-la de forma privada, tanto para pequenas e médias empresas/ startups que utilizam o compartilhamento de arquivos.

Usuários podem aproveitar o Google Drive para gerenciar conhecimento

Especialmente no caso das empresas, o Google Drive é um aliado quando se fala em gestão do conhecimento. Isso porque, por meio desse recurso, as empresas podem garantir que as informações organizacionais possam ser armazenadas e compartilhadas de maneira correta e segura.

Além disso, reúne essas informações em um local seguro, mas de fácil acesso, ajuda a evitar problemas com conteúdos presos em um HD ou na caixa de e-mail de um único funcionário.

Mas, você deve estar se perguntando: como uma empresa pode usar o Google Drive?

Na verdade, existem diversas maneiras de se utilizar a ferramenta como um apoio na gestão empresarial. Entre elas:

  • Armazenamento de relatórios e documentos de política;
  • Compartilhamento de recursos de mídia, como fotos, logotipos e comunicados à imprensa;
  • Reunir imagens e outros arquivos de mídia para mantê-los à mão no fluxo de trabalho;
  • Entre outras maneiras.

Quais recursos estão disponíveis no Google Drive?

Outro fator que impressiona é a quantidade de recursos que podem ser acessadas nessa ferramenta. Veja algumas opções:

  • Capacidade de 15 GB de armazenamento gratuito;
  • Possibilidade de armazenar vários tipos e extensões de arquivo, como documentos, fotos, arquivos de áudio e vídeo, entre outros;
  • Organizar o conteúdo em pastas;
  • Salvar anexos diretamente no Drive a partir do Gmail;
  • Integração com outras ferramentas do Google Workspace;
  • Gerenciamento de acesso de usuário com pastas ou links;
  • Login seguro, incluindo a opção de autenticação de dois fatores;
  • Integração com apps fora do Google Workspace, que aumentam a funcionalidade da plataforma;
  • Compatibilidade com arquivos do Microsoft Office;
  • Opções para acesso offline.

Vantagens e desvantagens do Google Drive

Um dos principais pontos positivos do Google Drive é a possibilidade de usar a ferramenta gratuitamente. Além disso, o usuário não precisa ter altas habilidades técnicas para usufruir dos recursos disponíveis.

O Google Drive ainda conta com uma interface limpa, intuitiva e fácil de navegar. É possível, por exemplo, acessar arquivos em qualquer lugar e de qualquer dispositivo. A ferramenta também permite editar e gerenciar o acesso do usuário a arquivos e pastas.

Dentre as desvantagens, se destaca a opção limitada de recursos de personalização e funcionalidade, quando comparadas a outras alternativas.

Além disso, para editar os conteúdos é preciso fazer a mudança para o Documentos, Planilhas ou Apresentações.
O Google Drive ainda tem opções de integração externa limitadas.

Como usar o Google Drive?

Depois de entender um pouco mais sobre a plataforma, chegou a hora de saber como usar o Google Drive. Veja o tutorial abaixo e aprenda como configurar a ferramenta.

Crie uma Conta Google

Se você já tem um endereço do Gmail, usa o Google Mail ou trabalha com algum outro produto do Google, já é possível fazer upload de arquivos no Google Drive. Caso contrário, o primeiro passo é criar uma conta Google.

Para a versão gratuita, basta se inscrever no Gmail. Mas, muitas empresas já utilizam o Google Drive por meio do Google Workspace, que funciona de maneira paga e é mais avançado.

Conheça o My Drive

A página inicial padrão do Google Drive é o “My Drive”. Você pode navegar por ela utilizando a barra lateral esquerda na plataforma.

O “My Drive” é o local onde você encontrará todos os seus arquivos do Google. Nele você poderá visualizar todos os conteúdos completos, com acesso rápido aos arquivos recentes e uma visão geral de suas pastas.

Vale destacar que mesmo que você nunca tenha usado o Drive antes, possivelmente você encontrará arquivos no My Drive, se já for um usuário do Google Docs, Planilhas ou outros apps da empresa.

Familiarize-se com o botão “New”

O New é um dos botões mais importantes no Google Drive, visto que é por meio dele que você pode criar novas pastas, fazer upload de arquivos ou pastas ou criar um novo arquivo em outros apps do Google, como Documentos e Planilhas.

Ele também te permite conectar mais apps do Google por meio do mercado do Google Workspace.

Configure a estrutura das pastas

O Google Drive conta com uma função de pesquisa. Mas, ainda assim, é recomendável configurar uma estrutura de pastas.

Na prática, isso permite que você agrupe e navegue até os arquivos certos mais rapidamente. Além disso, o agrupamento de arquivos em pastas também é um facilitador na hora de compartilhar vários arquivos com outras pessoas.

Para configurar é simples, crie uma nova pasta clicando no botão “New” na barra lateral. Em seguida, adicione e nomeie as pastas. Por fim, arraste e solte as pastas umas nas outras para criar uma estrutura de pastas aninhadas.

Na hora de criar as pastas, é importante analisar de que forma você usa seus arquivos. Por exemplo, se você costuma compartilhar relatórios de marketing com sua equipe, é uma boa opção colocar todos eles juntos em uma pasta e compartilhar a pasta inteira, em vez de cada arquivo por vez.

Acesse arquivos de outras pessoas

Por meio do botão “Shared With Me”, disponível na barra lateral esquerda, você consegue encontrar os arquivos e pastas que outras pessoas compartilharam com você.

Gerencie seus arquivos do Google Drive

Já ao clicar com um botão direito em um arquivo, você terá acesso a uma lista de opções. Por exemplo, ver a localização do arquivo, baixá-lo ou compartilhá-lo.

A ferramenta permite organizar os arquivos em pastas clicando com o botão direito e escolhendo o local correto. Outra alternativa é arrastar os documentos diretamente para a pasta de sua preferência.

Ainda há a possibilidade de mover o arquivo para uma pasta ao usá-lo em outro app, como Documentos ou Planilhas Google.

Ao clicar com o botão direito do mouse em um arquivo, você pode optar por descartá-lo. No entanto, vale ressaltar que isso também remove o arquivo da ferramenta correspondente, como o Google Docs.

Clicando com o botão direito do mouse encima do arquivo, também aparece a opção “Add To Starred”, que adiciona o arquivo ao rótulo com o mesmo nome na barra lateral esquerda.

Explore a navegação prioritária

Outra opção disponível na barra lateral esquerda é a “Priority”, que permite visualizar seus arquivos favoritos. Por meio desse recurso, o Google Drive destaca arquivos com base em seu trabalho recente. Caso queira, você pode transformar a “Priority” em sua página inicial do Drive.

A Priority também oferece uma opção para espaços de trabalho, que armazena até 25 arquivos (para a versão básica do Google Workspace). Essa é outra maneira de agrupar e acessar rapidamente os arquivos com os quais você mais trabalha.

Compartilhe arquivos e pastas com as pessoas certas

Um dos aspectos mais importantes do Google Drive é poder compartilhar seus arquivos com outras pessoas. Podendo compartilhar arquivos ou pastas.

Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse e escolher se deseja adicionar e-mails para conceder acesso aos destinatários ou se prefere compartilhar um link.

Criando um link compartilhável, é possível decidir se o arquivo ou pasta só pode ser acessado por endereços de e-mail do mesmo grupo ou qualquer pessoa com acesso ao link.

Também é possível decidir como outras pessoas podem interagir com um arquivo. Ou seja, como leitores, comentaristas ou como editores.

Pesquise o arquivo certo

Para facilitar na hora de encontrar o arquivo certo, basta usar a barra de pesquisa embutida e adicionar palavras-chave que ajudem a identificar o conteúdo buscado.

Como usar o Google Drive off-line

Você também pode acessar arquivos offline, no Chrome, como um navegador. Para usar o modo off-line, é só clicar no botão de roda dentada e, a seguir, em Configurações.

As configurações oferecem a opção de disponibilizar Documentos, Planilhas e Apresentações Google, mesmo sem conexão com a Internet.

É importante ressaltar que disponibilizar arquivos no modo offline significa armazenar uma cópia local em seu dispositivo, até que esse seja sincronizado com a nuvem. Dessa forma, não use esse recurso em PCs públicos ou compartilhados.

Usar o Google Drive é uma boa opção para você?

A resposta é: depende do seu perfil de uso. Além do computador, você pode fazer o download do Google Drive em smartphones, por meio dos aplicativos App Store e Google Play.

Além disso, a ferramenta é útil para quem precisa configurar seus documentos e compartilhar conteúdo de maneira fácil e rápida. A versão paga do Google Workspace tem um ótimo custo-benefício, para quem precisa de uma versão mais completa da ferramenta.

No entanto, vale destacar que o Google Drive não conta com muitos recursos avançados e integrações com outros apps, o que o tornaria ainda mais útil para empresas maiores.


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